Τι πρέπει να περιλαμβάνει ένα συμβόλαιο διαχείρισης ακινήτου

Η ορθή διαχείριση μιας κοινόκτητης οικοδομής ή συγκροτήματος κατοικιών δεν είναι απλώς θέμα οργάνωσης, αλλά θέμα ασφάλειας, ποιότητας ζωής και διατήρησης και/ή αύξηση της αξίας της επένδυσης των ιδιοκτητών. Προς εξασφάλιση των ως άνω, συχνά οι ιδιοκτήτες επιλέγουν να αναθέσουν την διαχείριση της κοινόκτητης οικοδομής ή του συγκροτήματος κατοικιών σε μια διαχειριστική εταιρεία.  Για την κατοχύρωση των συμβαλλόμενων μερών (διαχειριστική εταιρεία και διαχειριστική επιτροπή) είναι απαραίτητη η αμφότερη αποδοχή των όρων της συμφωνίας και προς τούτο συντάσσεται και υπογράφεται από τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνία διαχείρισης.

Το κομβικό σημείο βρίσκεται στο τι πρέπει να περιλαμβάνει η συμφωνία διαχείρισης.

Ενδεικτικά και όχι περιοριστικά μια συμφωνία διαχείρισης περιλαμβάνει τα ακόλουθα:

1. ΤΑ ΣΥΜΒΑΛΛΟΜΕΝΑ ΜΕΡΗ

Η συμφωνία πρέπει να καταγράφει με ακρίβεια τα πλήρη στοιχεία των δύο μερών: της εταιρείας διαχείρισης και της διαχειριστικής επιτροπής της οικοδομής. Περιλαμβάνει ονόματα, νομική μορφή, διευθύνσεις και υπεύθυνα πρόσωπα κλπ.

2. ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΑΚΙΝΗΤΟΥ ΚΑΙ ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠΕΡΙΓΑΦΗ ΠΑΡΕΧΟΜΕΝΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ

Η συμφωνία ορίζει ότι η εταιρεία διαχείρισης αναλαμβάνει την διαχείριση συγκεκριμένης κοινόκτητης οικοδομής (αναφέρεται η διεύθυνση της κοινόκτητης οικοδομής, η ονομασία της κλπ) για την παροχή συγκεκριμένων υπηρεσιών: τεχνικές επιθεωρήσεις, καθαριότητα, είσπραξη κοινοχρήστων κ.ά.

Σύμφωνα με τις ιδιαιτερότητες του κάθε κτιρίου και τις πραγματικές του ανάγκες, η συμφωνία μπορεί να προσαρμόζεται και να επεκτείνεται  μερικώς με επιπρόσθετες ή εξειδικευμένες υπηρεσίες (πχ εάν υπάρχει κήπος, πισίνα, γυμναστήριο κλπ).

3. ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ & ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ

Η διαχειριστική εταιρεία αναλαμβάνει να διαχειρίζεται το κτίριο με επιμέλεια και διαφάνεια, να προστατεύει τα προσωπικά δεδομένα των ιδιοκτητών και να ενεργεί πάντα προς όφελος της κοινόκτητης οικοδομής. Περαιτέρω δε, αναλόγως των συμφωνηθέντων όρων δύναται να επιβλέπει εργολάβους, τεχνικά συνεργεία και να παρακολουθεί και οργανώνει συντηρήσεις και επισκευές.

4. ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ & ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΤΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ

Η Διαχειριστική Επιτροπή δεσμεύεται να παρέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία και έγγραφα για τη σωστή διαχείριση, και να καταβάλλει εγκαίρως τις συμφωνημένες αμοιβές.

5. ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΌΡΟΙ – ΑΜΟΙΒΕΣ & ΕΠΙΠΡΟΣΘΕΤΑ ΚΟΣΤΗ

Η συμφωνία καθορίζει το ποσό της μηνιαίας αμοιβής, την ημερομηνία πληρωμής (συνήθως προκαταβολικά), και αναφέρει συγκεκριμένα ποιες δαπάνες καλύπτονται με την συμφωνηθείσα αμοιβή, πχ τεχνικά έργα, υπηρεσίες καθαρισμού, τεχνική υποστήριξη εκτός ωρών, και ποιες επιπρόσθετες χρεώσεις υπάρχουν.

6. ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΚΑΙ ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΤΗΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ

Η συμφωνία έχει συνήθως καθορισμένη διάρκεια (π.χ. δύο έτη) με δυνατότητα ανανέωσης.  Η διάρκεια εξασφαλίζει σταθερότητα, αλλά ταυτόχρονα επιτρέπει την επαναξιολόγηση των όρων.

7. ΤΕΡΜΑΤΙΣΜΟΣ

Η συμφωνία προβλέπει τις περιπτώσεις κατά τις οποίες μπορεί να τερματιστεί, με ή χωρίς αποζημίωση.

8. ΡΗΤΡΕΣ ΑΝΩΤΕΡΑΣ ΒΙΑΣ

Σε καταστάσεις έκτακτης ανάγκης (πόλεμος, πανδημία, φυσικές καταστροφές κ.λπ.) η συμφωνία προστατεύει και τα δύο μέρη, απαλλάσσοντάς τα για όσο χρονικό διάστημα διαρκεί η αδυναμία, από υποχρεώσεις που δεν μπορούν να εκπληρωθούν λόγω εξωτερικών παραγόντων.

9.ΙΣΧΥΩΝ ΔΙΚΑΙΟ & ΔΙΚΑΙΟΔΟΣΙΑ

Ορθό θα ήταν η συμφωνία να προβλέπει το δίκαιο και το αρμόδιο δικαστήριο που θα επιλύσει τυχόν διαφωνία που ενδέχεται να προκύψει σε περίπτωση παράβασης όρου ή όρων της συμφωνίας από οποιοδήποτε από τα συμβαλλόμενα μέρη.

10. ΠΑΡΑΡΤΉΜΑΤΑ & ΕΞΕΙΔΙΚΕΥΜΈΝΕΣ ΛΕΠΤΟΜΈΡΕΙΕΣ

Συχνά, η συμφωνία συνοδεύεται από παραρτήματα που περιλαμβάνουν:

• Τον πλήρη κατάλογο των υπηρεσιών.

• Οικονομικό πλάνο ή προϋπολογισμό.

• Τα στοιχεία της Διαχειριστικής Επιτροπής και τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου επικοινωνίας

Τα παραρτήματα αυτά είναι αναπόσπαστο μέρος της συμφωνίας και προσδιορίζουν με σαφήνεια τις λεπτομέρειες της συνεργασίας.

ΣΥΜΠΕΡΑΣΜΑΤΙΚΑ

Η συμφωνία διαχείρισης δεν αποτελεί απλώς ένα έγγραφο ― είναι η θεμελιώδης αποτύπωση των όρων που διέπουν τη σχέση μεταξύ της διαχειριστικής επιτροπής και της διαχειριστικής εταιρείας. Αποτελεί τον βασικό μηχανισμό που καθορίζει δικαιώματα, υποχρεώσεις και ευθύνες για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Για τον λόγο αυτό, είναι κρίσιμης σημασίας να ετοιμάζεται πάντοτε από εξειδικευμένο δικηγόρο, ώστε να διασφαλίζεται η ορθή νομική θωράκιση και η προστασία των συμφερόντων όλων των εμπλεκομένων.

*Τα παραπάνω δεν αποτελούν νομική συμβουλή και παρατίθενται αποκλειστικά για ενημερωτικούς σκοπούς στο πλαίσιο του παρόντος άρθρου.